おかおかブログ

●岡山県倉敷在住・飲食店店長●の30代男が自分の経験や出来事を皆さまに伝えるブログです。(主に育児・ファジアーノ・日本酒など)

宴会の予約を電話で受ける際に聞いておくべきこと(トラブル回避策)

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僕の本業は倉敷で飲食店を家族でやっているのですが、先日不愉快な宴会の幹事が来ていました。
接客業はまれにマナーも常識も持ち合わせていない人を相手にしなければいけません。
こちらは真っ当な商売をさせてもらってるだけなんですがねぇ。
今回はそんなとんでもないお客さんとのトラブルを、極力減らせるようにするにはということを書いていきます。
10人以上の会社宴会を想定して書いていきます。

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1 まず結論。電話で予約を受ける際、会社名、会社の固定電話番号、幹事のフルネームを聞くこと

とりあえずこれさえ聞いておけば、トラブルもかなり減ると思います。
会社名は他のお客さんは幹事の名前ではなく会社名で来られますのでとか、はっきりとドタキャン増えてきているので当店では聞くということにしてますとか言えば教えてくれます。
というかこのあたりのこと教えてくれない人は要注意です。
他店とダブルブッキングしてたりで、ドタキャンしてきたりとかする人が多いです。

幹事の名前も名字だけではなくフルネームで聞いてください。
同じ名字の人がその会社で何人もいたら、個人の携帯で連絡して出ない場合、会社に電話するわけですが当人にたどり着きません。

2 会社名聞いたらどうなる?普通の人ならヘタなことはしなくなります

会社を代表して幹事をしてるわけなんで、何かあったら会社にってことは普通考えますよね。
普通に利用してもらえば、問題なんて起こりますようがないんですけど。
何か問題が起こるとしたら、大体幹事のミスとか伝達ミスとか注意事項聞いてたのにど忘れとか、そういう幹事が問題抱えているケースが99%です。
幹事以外のお客さんが問題起こすケースなんてほぼありません。

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3 これも重要。電話のときに注意事項は伝えておく

大体飲食店やってる人は分かると思いますが、クレームがくることは大体決まっています。
自分のお店で過去トラブルになったことは電話予約の際に言っておけば、ほぼ問題は起こりません。

ここまで数年前から予約うけるときのフォーマットとしてしてるのですが、今回これをしてもなおトラブってきた人がいます。
この後最終手段考えたので書きます。

4 ネット媒体など展開してると思います、全ての媒体で注意事項等細かく記載する

書いてないじゃないかなど言ってクレームを言ってくる方は後をたちません。
なのでお店の方もつけ込まれないように、万全の対策をすることです。
何か問題が起こってもスマホで見せれば、お客さんは納得するしかありません。
それでもああだこうだと言ってくる人が今回いたということです。

5 最終手段。会社の社長、事業所の所長、総務課に請求書送る

その場での支払いしてもらうのは諦め、会社宛に請求書を送って会社に支払ってもらうようにします。
幹事個人を相手にすることから、対会社にするということです。
今回トラブって僕が腹立つだけで済んでますけど、真っ当に商売してるだけで腹立つ態度とられたりするのもいらっとするので、今回新たに最終手段を考えることとなりました。
おたくの所長さんに請求書送ってそちらから支払ってもらいますからって言えば、上手くことが運ぶかなと思っています。
ここまでくればどんなヘボでも理解できるでしょう。
最近は自分が会社の代表で幹事してるってこと、分かってない人多いなと本当に思います。
自分が新卒の時には電話を取ることが初めの仕事でしたが、お前が会社の顔となるんだからちゃんと対応するようにって教わったけど、最近はそんなこと教えないのかな?

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6 まとめ

今回普通の人にはまるで役に立ちそうにありませんが、宴会予約トラブル回避策を書いてみました。
飲食店は個人営業のお店がほとんどです。
誰も守ってはくれないので、自分で回避策はしていかないといけません。
自分も今回のことを勉強代として活用させていただきます。
今回の記事で何か役立つことがあれば嬉しいです。

また見に来てください。